¿Qué es la preparación de pedidos o picking? Claves y procesos para tu almacén

La preparación de pedidos, también conocida como picking, es un proceso logístico fundamental que consiste en la localización, selección, agrupación y embalaje de los productos solicitados por los clientes para su posterior envío.

Este procedimiento, compuesto por diferentes zonas o métodos, es clave para garantizar la precisión y la eficiencia en la entrega de productos, pues impacta directamente en la satisfacción del cliente y en los costes operativos de la empresa.

A diferencia de la gestión de pedidos, que abarca la coordinación de la información de los clientes y la interacción entre los diferentes agentes del proceso de venta, la preparación de pedidos se focaliza en las operaciones físicas que tienen lugar dentro de los almacenes logísticos.

Empresas líderes del sector, como Amazon, DHL, FedEx y SEUR, han desarrollado sistemas avanzados de picking que integran tecnología, automatización y análisis de datos para optimizar la velocidad, minimizar errores y reducir costes.

Por su parte, los ecommerce y retailers suelen recurrir a herramientas de picking y packing como la que ofrece Outvio para automatizar este tipo de procesos logísticos.

Métodos en preparación de pedidos: manual, semiautomática y automática

Lo primero es entender que la forma de preparar un pedido depende del volumen de trabajo, el tipo de almacén y el nivel de automatización disponible.

Por eso, la preparación puede organizarse en tres enfoques principales:

• Preparación manual: los operarios seleccionan, organizan y empaquetan los productos sin apoyo tecnológico. Es una opción adecuada para pequeñas empresas, pedidos poco frecuentes o envíos personalizados
• Preparación semiautomática: combina el trabajo manual con herramientas tecnológicas que facilitan parte del proceso. Suele funcionar bien en negocios en crecimiento o con una amplia variedad de productos
• Preparación automática: utiliza sistemas totalmente automatizados, como robots y almacenamiento automatizado. Es la alternativa más eficiente para empresas con un alto volumen de pedidos

Fases y etapas logísticas para preparar pedidos

Fase 1: Picking o recogida de productos

El picking es el proceso de seleccionar y extraer productos del almacén según los detalles de cada pedido. Existen diferentes métodos de picking para adaptarse a las necesidades logísticas:

• Picking por pedido: Cada pedido se recoge de manera individual
• Picking por lote: Se agrupan varios pedidos y se recogen simultáneamente para optimizar tiempos y recorridos
• Picking por zona: El almacén se divide en áreas y cada operario recoge los productos asignados a su zona
• Picking por ola (wave picking): Los pedidos se agrupan en olas que se procesan en intervalos de tiempo determinados

Para facilitar el picking y mejorar la productividad, se emplean tecnologías como listas de pickingsistemas pick-to-light, voice picking, carretillas elevadoras y vehículos guiados automáticamente (AGVs), que incrementan la eficiencia y precisión en el almacén.

Fase 2: Sorting o clasificación

Tras el picking, los productos son clasificados y organizados mediante clasificadores automáticos y cintas transportadoras, lo que facilita la distribución según el pedido y la ruta de entrega.

Fase 3: Packing o embalaje

Finalmente, los productos se embalan para protegerlos y cumplir con los requisitos del cliente. Se emplean técnicas y materiales de embalaje como material de relleno, film retráctil y cajas personalizadas, junto con equipos automatizados para un embalaje eficiente y conforme a las normativas.

Fase 4: Consolidación y despacho del pedido

Los pedidos embalados se consolidan en el área de expedición, listos para ser recogidos por el transportista. Esto incluye la verificación de pedidos y la documentación necesaria. Todos los componentes del pedido deben estar preparados en el muelle de carga antes de la llegada del transportista.

Documentación y KPI en la preparación de pedidos

Una buena preparación de pedidos no solo depende de recoger productos correctamente. También requiere documentación clara y métricas que permitan controlar el proceso y detectar mejoras.

Documentos necesarios para preparar pedidos en logística

• Orden o lista de picking: es el documento que indica qué productos deben recogerse, en qué cantidad y desde qué ubicación del almacén. Ayuda a organizar el trabajo y reduce errores durante la preparación
• Albarán: recoge la información del pedido enviado y sirve como referencia para comprobar que lo entregado coincide con lo solicitado
• Hoja de ruta: organiza los envíos por trayecto o destino, facilitando la coordinación entre almacén y transporte
• Número de seguimiento: permite identificar cada pedido y seguir su estado hasta la entrega final

KPIs para medir y optimizar la preparación de pedidos

Además de la documentación, los KPI son fundamentales para evaluar si el proceso está funcionando bien.

• Errores de preparación: mide cuántos pedidos salen con incidencias, como productos equivocados o cantidades incorrectas
• Tiempo de ciclo: indica cuánto tarda un pedido en completarse desde que entra en el almacén hasta que sale preparado
• Pedidos a tiempo: refleja si la preparación se realiza dentro del plazo previsto
• Productividad: muestra el volumen de pedidos que se pueden preparar en un periodo concreto

Si tienes un eCommerce y quieres agilizar la expedición de mercancías, es muy recomendable que utilices una plataforma de envíos para eCommerce.

Errores más comunes en la preparación de pedidos y cómo evitarlos

1. Selección incorrecta de productos

Este error ocurre cuando se eligen productos equivocados, ya sea por referencias parecidas o ubicaciones incorrectas. Para evitarlo, es fundamental mantener el inventario actualizado, usar un sistema de etiquetado claro y verificar la orden de picking antes de procesarla.

2. Recogida de cantidades erróneas

La recogida de una cantidad incorrecta suele deberse a prisas o distracciones. Se puede prevenir revisando cuidadosamente la cantidad antes de finalizar el pedido y utilizando sistemas de apoyo que reduzcan los errores manuales.

3. Mezcla de productos de diferentes pedidos

Es frecuente cuando se gestionan varios pedidos al mismo tiempo. Para evitarlo, es importante separar adecuadamente cada pedido y comprobar cada unidad antes de consolidarla.

4. Gestión de inventario desactualizado

Un inventario sin actualizar provoca errores en la localización de productos. Se previene manteniendo el stock al día y registrando en tiempo real cada movimiento.

5. Riesgos por sobreesfuerzos o posturas inadecuadas

Manipular mercancía pesada o de forma inadecuada puede generar lesiones. Para evitarlo, es esencial contar con formación en manipulación segura y utilizar ayudas para el traslado de cargas.

Cómo Outvio te ayuda a preparar pedidos en eCommerce

El sistema de Outvio te permite digitalizar y agilizar la preparación de pedidos, desde el picking hasta el packing y la expedición.

Con su herramienta de picking y packing puedes:

• Guiar a los operarios durante la recogida de productos
• Escanear artículos para reducir errores de preparación
• Verificar que cada pedido contiene los productos correctos
• Imprimir etiquetas de envío y documentación
• Gestionar el empaquetado y la expedición desde un mismo sistema
• Mantener actualizado el estado de cada pedido durante todo el proceso

Esto permite preparar más pedidos en menos tiempo y reducir los errores derivados de procesos manuales.

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